Como tornar reuniões de trabalho mais rápidas e produtivas

Seis passos para a reunião perfeita - sem, ela existe!

 

1. Tenha um objetivo definido

Se todo mundo que participa chega sabendo do objetivo, será mais fácil sair da sala com um resultado. “Sem uma proposta clara, as pessoas estarão reunidas sem saber o propósito, o que leva à dispersão e à improdutividade”, diz Alexandre Rangel, sócio da Alliance Coaching.

 

2. Reserve uma sala fechada

Lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas na hora de tomar decisões é importante que todo mundo esteja bem focado. Opte por um lugar bem arejado, com espaço suficiente para todos.

 

3. Marque para sexta-feira

Uma pesquisa conduzia com empresas por Christian Barbosa mstrou que o melhor dia da semana para fazer reuniões é, acredite, a sexta-feira. “Nesse dia, as pessoas conseguem estipular as metas e o objetivosda semana seguinte e os resultados são bem melhores”, afirma.

 

4. Estipule um horário para começar a terminar (e cumpra!)

Reunião eficiente tem hora marcada – e precisa ser respeitada. “Assim que a reunião começa, reforço os pontos principais e o que as pessoas devem evitar, como o uso do celular, abordar assuntos que não estão na pauta e não respeitar o tempo de cada tema”. diz Ana Lúcia, da Softtek Brasil.

 

5. Chame até seis pessoas

Exceto para comunicados que envolvam a empresa toda, quanto menor o grupo, melhor. Se a área discutida tiver muitas pessoas, eleja um representante”, diz Flávia Denser, diretora da SapientNitro, que costuma fazer dez reuniões por semana.

 

6. Desligue o celular

A capacidade de concentração diminui quando você tem outra opção para se distrair. Deixe as conversas nos grupos de WhatsApp para depois. Não custa, né?

 

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